Od 1 marca 2020 roku pracodawcy delegujący pracowników do pracy w Holandii oraz samozatrudnieni przedsiębiorcy świadczący usługi transportowe są zobowiązani zgłaszać delegowanie holenderskiej Inspekcji Spraw Społecznych i Zatrudnienia przed jego rozpoczęciem. Zgodnie z informacjami umieszczonymi na oficjalnej stronie internetowej rejestru, obowiązek dotyczy także branży transportowej. Rejestracji w systemie można dokonywać od 1 lutego 2020 roku, a obowiązkowa jest od 1 marca 2020 roku.
Kiedy stosuje się holenderskie przepisy o delegowaniu pracowników
Pracodawcą zagranicznym delegującym pracownika jest podmiot, który:
- wykonuje czasowo usługi w Holandii za pomocą swoich pracowników, lub
- deleguje pracowników w ramach grupy kapitałowej do swojego oddziału w Holandii
- jest agencją pracy tymczasowej, której pracownicy tymczasowi są czasowo dostępni w Holandii
Za pracowników delegowanych uznawani są kierowcy, którzy wykonują w Holandii kabotaż, albo dokonują załadunku lub rozładunku towaru. Przy przewozach tranzytowych nie ma obowiązku dokonywania zgłoszeń.
Obowiązek rejestracji konta i dokonania zgłoszenia
Zgłoszenia należy dokonać w rejestrze elektronicznym, po utworzeniu konta (trzeba kliknąć na pierwszą ikonkę z prawej strony ekranu):
https://meldloket.postedworkers.nl/runtime/start-login
Niestety strona jest dostępna tylko w języku niderlandzkim, co utrudnia dokonywanie zgłoszeń, ale można korzystać z opcji tłumaczenia strony. Ważne jest stosowanie odpowiedniego formatu zapisywania adresów, numerów telefonów itd. Konto zakłada na siebie pracownik, który faktycznie dokonuje rejestracji i działa w imieniu pracodawcy. Dane pracodawcy podaje się dopiero w raporcie, a nie przy koncie pracownika, który faktycznie dokonuje zgłoszenia. Aktualnie oczekujemy na odpowiedź holenderskiego Ministerstwa Spraw Społecznych i Zatrudnienia, czy jeden pracownik może działać w imieniu kilku firm.
Hasło do konta musi zawierać co najmniej 12 znaków, 1 małą literę, 1 wielką literę, 1 cyfrę i 1 znak specjalny. Zmiana hasła następuje co 90 dni. System zapamiętuje sześć ostatnio ustalonych haseł, których nie można ponownie wykorzystać.
Sporządzenie raportu w systemie wymaga uzupełnienia:
- danych osoby dokonującej zgłoszenia (pracownik firmy, wypełniający faktycznie formularz)
- informacji dotyczących przedsiębiorstwa
- danych klienta na terytorium Holandii, dla którego świadczone będą usługi. Można jednak tę rubrykę ominąć, ponieważ w wypadku branży transportowej oznaczałoby to konieczność zgłaszania każdej operacji transportowej, a tak dokonujemy zgłoszenia raz na 12 miesięcy, jak przewiduje prawo holenderskie i wkrótce Pakiet Mobilności.
- danych osoby do kontaktu, posiadającej miejsce zamieszkania w Holandii
- sektora w ramach którego będą wykonywanie usługi w Holandii – sektor trzeba wskazać w formularzu zgłoszeniowym dokonując wyboru z listy. Minus jest taki, że formularz jest w języku niderlandzkim, a tłumaczenie translatora nie jest zbyt dokładne. Wszystkie sektory wraz z opisem są zamieszczone na podlinkowanej stronie. Podklasa dla drogowego transportu towarów oznaczona jest numerem 49.4.
- informacji o przewidywanym czasie świadczenia pracy przez pracownika
- danych osoby odpowiedzialnej za zapłatę wynagrodzenia pracownikowi
- danych delegowanych pracowników
- danych dotyczących zaświadczenia A1 albo innego dokumentu potwierdzającego gdzie są opłacane składki na ubezpieczenia społeczne pracownika
Obowiązek wskazania punktu kontaktowego w Holandii
Osobą kontaktową może być wyłącznie osoba fizyczna posiadająca upoważnienie przedsiębiorcy do wysyłania i odbierania dokumentów związanych z delegowaniem, mająca miejsce zamieszkania na terytorium Holandii. Zgodnie z prawem holenderskim osobą tą może być nawet delegowany pracownik, jeżeli mieszka choćby tymczasowo w Holandii. Dla branży transportowej oznacza to konieczność posiadania przedstawiciela na terytorium Holandii, ponieważ trasy kierowcy przez terytorium Holandii nie można traktować jako „miejsca zamieszkania” w rozumieniu holenderskich przepisów.
W zgłoszeniu oddelegowania nie jest konieczne podanie adresu osoby kontaktowej w Holandii, jednak zgodnie z wyjaśnieniami holenderskiego Ministerstwa Spraw Społecznych i Zatrudnienia, osoba ta musi być dostępna w Holandii w celu odbierania i przesyłania informacji związanych z delegowaniem holenderskiej inspekcji. Musi być także upoważniona przez przewoźnika do odbierania i przekazywania korespondencji w jego imieniu. Należy więc zadbać o to, żeby wyznaczyć osobę, która będzie rzetelnie przekazywać informacje związane np. ze wszczęciem kontroli i bez problemu porozumie się z władzami holenderskimi, aby zagwarantować sobie możliwość zareagowania w terminie. Ważna jest tutaj znajomość języka niderlandzkiego.
Obowiązek posiadania dokumentacji przez kierowcę
Kierowca wykonujący pracę na terytorium Holandii powinien mieć przy sobie (w wersji papierowej lub elektronicznej, np. w formie skanów/zdjęć na telefonie) następujące dokumenty:
- umowy o pracę
- dokumenty potwierdzające rozliczenie wynagrodzenia
- rejestr godzin pracy na terytorium Holandii
- potwierdzenie wypłaty wynagrodzenia
- formularz A1 (nie jest konieczne podanie w zgłoszeniu oddelegowania)
Nie mamy jeszcze potwierdzonej informacji, za jaki okres kierowca musi posiadać przy sobie dokumenty. Na chwilę obecną zalecamy posiadanie dokumentów za okres ostatnich 6 miesięcy lub cały okres zatrudnienia, jeżeli jest on krótszy. Dokumenty na wypadek kontroli należy przechowywać przez okres 5 lat od daty zakończenia każdego delegowania.
Obowiązek wypłaty płacy minimalnej
Informacje o obowiązujących stawkach płacy minimalnej dostępne są na stronie internetowej: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/minimumloon/bedragen-minimumloon/bedragen-minimumloon-2020.
Wysokość płacy minimalnej jest uzależniona od wieku pracownika i tygodniowej ilości godzin pracy. Płaca minimalna zmienia się co roku 1 stycznia i 1 lipca. Nie posiadamy jeszcze informacji czy układy zbiorowe wprowadziły dla transportu inne stawki płacy minimalnej.
Więcej szczegółów na temat delegowania do Holandii na stronie internetowej: https://english.postedworkers.nl/online-notification-portal
Naruszenie procedury notyfikacyjnej, jak i brak realizacji praw pracownika delegowanego będzie skutkowało grzywną. Więcej o grzywnie na stronie https://www.inspectorateszw.nl/
Korespondujemy z holenderskim Ministerstwem Spraw Społecznych i Zatrudnienia w celu uzyskania bardziej szczegółowych informacji, ale nie wszystko jeszcze udało się wyjaśnić. Wkrótce udostępnimy dla naszych klientów instrukcję rejestracji oddelegowania, a już teraz możemy ustanowić dla Państwa przedstawiciela na terytorium Holandii.
